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Departamentos de TI. Que es un departamento de TI. Tipología.

Aunque parezca evidente la respuesta, no lo es tanto si consideramos la variada tipología de empresas en las que nos podemos encontrar trabajando y, sobre todo, las mentalidades de dirección que nos podemos encontrar en ellas.

En este segundo artículo sobre el tema, os puedo decir que yo veo, a grandes rasgos, un departamento de TI (o de informática o sistemas…), como un proveedor de servicios de la compañía, como podría ser cualquier otro, pero con la diferencia de que, aparte de ser crucial para el buen funcionamiento de prácticamente todo el resto de departamentos, es un proveedor de servicios que forma parte de la propia compañía.

La evidencia de que somos (y perdonad que hable en primera persona) un proveedor y de que el resto de empleados son nuestros clientes internos, es la situación muy común de que cuando algo va mal, se le suele echar la culpa al proveedor en lugar de mirar en nuestra casa. Si el material no está a tiempo, es culpa de la agencia, si perdemos ventas, es por culpa de los descuentos del proveedor y así muchos otros ejemplos que terminarían con el tan manido “es que hoy la informática no va muy bien” o algo peor que, de seguro, si llevamos tiempo en este campo, habremos oído en alguna de sus versiones y casi siempre, sin razón real para ello.

Aún con esto en mente, tenemos que tener claro que debemos esforzarnos en dar el mejor servicio a nuestros clientes (compañeros al fin y al cabo), no porque se quejen, sino porque es nuestro trabajo y queremos hacerlo bien (además pagan nuestra nómina). Podríamos catalogar nuestros “clientes” en dos tipos fundamentales:

  1. Cliente interno, refiriéndonos al resto de empleados de la empresa que tengan algún servicio que dependa de nosotros.
  2. Cliente externo, que en este caso serían fundamentalmente los que, sin pertenecer a la empresa, hacen uso de los servicios ofrecidos por el departamento y podrían ser por ejemplo clientes de comercio electrónico, proveedores que usen algún portal de gestión o pasarela B2B, etc.

Evidentemente, el primero de nuestra lista de prioridades será el cliente interno, aunque sin dejar de lado el externo, sobre todo en casos en que la fuerza de ventas de la compañía pase por el comercio electrónico. Dejar de lado a ese cliente externo es mucho más común de lo que podríamos imaginar.

Profundizaré mucho más en este tema más adelante, pero por ahora, no me gustaría terminar sin comentar otro punto muy importante y es que el funcionamiento de un departamento de TI depende tanto del buen hacer del personal que lo compone y del equipamiento técnico e infraestructuras usadas como, por supuesto, de la mentalidad y el tipo de empresa de la que formemos parte.

Podría caer en la tentación de catalogar las empresas por su forma jurídica o por su tamaño, como es muy común, algo del tipo:

  1. Gran empresa.
  2. Mediana empresa.
  3. Pequeña empresa.
  4. Microempresa.

Pero a mi, por mi experiencia a la hora de trabajar, me gusta mucho más clasificarlas por su mentalidad de trabajo:

  1. Empresa familiar tradicional. Me refiero a las empresas familiares que siguen con el paradigma de dirección tradicional. El presidente es el amo de la empresa y lo más probable es que los hijos o gente de su entera confianza esté ocupando todos los puestos de confianza.
  2. Empresa familiar. También se trataría en este caso de una empresa familiar pero, independientemente de los cargos que tengan los fundadores o familiares en la empresa, el personal directivo está profesionalizado y, si no forma parte de la familia, es contratado en función de sus conocimientos y valía profesional. Debería haber un consejo de administración con poder real de toma de decisiones, no coartadas en gran medida por la cúpula familiar.
  3. Resto de empresas no familiares con personal directivo profesional.

El porqué de esta tan extraña clasificación, está dada por la realidad de que en función de como sean los jefes o a quienes debamos rendir cuentas, aunque a priori no lo parezca, así serán los resultados que podamos obtener de nuestros esfuerzos y tanto más fácil nos será mejorar el funcionamiento de nuestro departamento y por extensión, del resto de la empresa.

Por nada del mundo penséis que estoy en contra de las empresas familiares, admiro profundamente a la gente capaz de sacar adelante un proyecto empresarial capaz de generar riqueza y trabajo para otros menos emprendedores que ellos y a su vez, transmitir ese negocio a la siguiente generación, lo que no me gusta es que se piense que por ser emprendedor y haber tenido éxito, se es poseedor del conocimiento supremo y del bien hacer eterno. Eso provoca que se hagan oídos sordos a profesionales bien preparados y se corre el grave riesgo de no evolucionar el paradigma de su negocio conforme los tiempos evolucionan, mucho más rápidamente ahora que hace 15 años, siempre de la mano de las nuevas tecnologías.

No voy a entrar en más detalles, pero cuanto más profesionalizada esté la empresa y sus directivos, más sencillo nos resultará justificar las mejoras y la gestión del departamento de TI.

Lo ideal, siempre que sea posible, es que el departamento de TI, importante y vital como es para el funcionamiento global de la empresa, disponga de una línea presupuestaria anual y propia dentro de la empresa. La dirección de la empresa debe confiar suficientemente en su director de TI como para permitirle que, dentro de unos límites razonables, planifique la estrategia de la compañía y rinda cuentas de sus gastos y logros periódicamente ante la dirección, sin ver su gestión limitada a cada momento. Ese presupuesto se debería asignar cada año en función de los proyectos que se planeen y de los gastos fijos previstos y salvo desviaciones o imprevistos, no debería ser necesario estar continuamente justificando dichos gastos, lo cual no quita, ni mucho menos que se respeten las normas de control de la empresa o se esté a disposición de justificar en cualquier momento cualquier gasto al “controller“.

No estoy sugiriendo, ni mucho menos, que las decisiones estratégicas que afecten a distintos departamentos se tomen sin consultar a los interesados, pero no tiene sentido que haya que justificar cada decisión técnica o cada material que se adquiera igual que al resto de departamento de la empresa no se les pide justificación para cada decisión que toman. ¿Acaso en compras justifican con dirección cada pedido de material necesario?

A algunos de vosotros os parecerá ridículo, pero imagino que otros se sentirán identificados. No es extraño encontrar empresas en las que cualquier desembolso destinado a tecnología necesite ser autorizado por dirección, desde un simple pedido de material fungible por valor de 30€ hasta la compra de un nuevo par de discos SAS imprescindibles para ampliar una cabina a punto de quedarse llena.

En las empresas realmente profesionalizadas, esto no ocurre, pero en las empresas familiares del primer grupo, probablemente el amo (y digo amo con toda la intención) quiera tenerlo todo controlado, aunque evidentemente, en las empresas actuales sea algo imposible. Hay que saber delegar en las personas en las que se confía, si no, la empresa tiene un muy serio problema.

Resumiendo, tenéis que conseguir que la dirección confíe en vosotros y en los proyectos de mejora continua que necesita cualquier empresa en materia de tecnologías. Si ya lo tenéis, perfecto, me alegro por vosotros, si no tenéis esa suerte, intentad cambiar la mentalidad de la empresa dentro de vuestras posibilidades, pero la realidad es que, si no lo intentáis, no sabréis hasta donde podéis llegar.

Si por desgracia tenéis que pedir aprobación para cualquier cosa, un truco que he recomendado varias veces y que casi siempre funcional al final, consiste en que por cada presupuesto que entreguéis para que os firmen la conformidad, no solo incluyáis una casilla donde firmar la conformidad, sino que añadáis otra, justo al lado, en la que, quien lo deniegue, firme como que el presupuesto ha sido denegado. Además, aparte de incluir en la autorización la descripción del material o proyecto, incluid una reseña indicando lo que se prevé que pasaría de no aprobarse. Normalmente nadie quiere que su firma aparezca en algo que pueda traerle después consecuencias negativas y al final, su mentalidad acabará por modificarse en mayor o menor grado y vuestra vida será más sencilla.

  1. Prólogo
  2. Que es un departamento de TI
  3. Tipología de empresas y departamentos
  4. Prioridades
  5. El personal del departamento
  6. Relaciones con la dirección y financiación de departamento
  7. Garantizar la continuidad de negocio
  8. Licenciamiento, auditorias y LOPD
  9. Externalización de servicios
  10. Formación del personal
  11. La sala de servidores, monitorización
  12. La red corporativa
  13. Servicios al cliente interno
  14. Servicios al cliente externo
  15. Los datos del departamento. Inventario, documentos.

2 Comentarios

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    1. Hola, sí, mi intención era la de continuarlo, pero como lo hago a ratos libres y no abundan, la verdad es que no sé cuando lo podré continuar. Ahora que sé que interesa me lo plantearé seriamente, gracias.

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